Lors des audits de certification IATF 16949, les auditeurs tierce partie suivent les règles imposées par l’IATF (constructeur automobile). Ces règles « Rules 5th Edition » sont en application depuis le 1er janvier 2017.
Voici quelques règles majeures à connaitre par les entreprises certifiées IATF 16949....
1. Les informations que vous devez fournir à votre auditeur pour la préparation d’un audit de surveillance ou de re-certification sur la période depuis le dernier audit :
- L’effectif de votre site de production et de vos fonctions supports distantes ;
- La documentation relative à votre système de management de la qualité qui démontre votre conformité aux exigences IATF et qui montre les liens et interfaces avec les fonctions supports hors site et les processus externalisés ;
- Les données de performances internes et clients ;
- Une synthèse de la satisfaction client et des réclamations y compris les derniers tableaux de bord clients ;
- Les éventuelles notifications de statut spécial de vos clients ;
- Les nouveaux clients et leurs exigences spécifiques applicables ;
- Les résultats des audits internes et la dernière revue de direction.
2. Les délais pour traiter les non-conformités à compter de la date de la réunion de clôture de l’audit :
A / Non-conformité majeure :
20 jours pour transmettre :
- les corrections mises en œuvre ;
- les causes racines incluant la méthodologie utilisée, l’analyse et les résultats.
60 jours pour transmettre :
- les actions correctives systémiques, y compris la prise en compte de l’impact sur d’autres processus et produits similaires ;
- la vérification de l’efficacité des actions correctives mises en œuvre.
B/ Non-conformité mineure :
60 jours pour transmettre :
- les corrections mises en œuvre ;
- les causes racines incluant la méthodologie utilisée, l’analyse et les résultats ;
- les actions correctives systémiques, y compris la prise en compte de l’impact sur d’autres processus et produits similaires ;
- la vérification de l’efficacité des actions correctives mises en œuvre.
L’organisme de certification doit prendre une décision par rapport à l’acceptation des réponses dans les 90 jours. Si les réponses sont acceptables, la non-conformité est fermée et l’organisme de certification s’assure de l’efficacité des actions correctives lors du prochain audit.
En cas de non-conformité majeure, l’auditeur doit prévoir un audit spécial sur site. En cas de non-conformités mineures, la nécessité d’un audit spécial est laissée à l’appréciation de l’organisme de certification.
3. Le processus de retrait de la certification :
6 cas de figure initialisent ce processus :
- La non-transmission des informations permettant à l’auditeur de préparer et planifier l’audit.
- Une réunion de clôture de l’un des audits avec identification de non-conformités.
- Une plainte provenant d’un client de l’entreprise certifiée ou du bureau de surveillance IATF.
- Un audit de surveillance qui n’est pas mené dans l’intervalle de temps exigé.
- La mise sous statut spécial de l’entreprise par l’un de ses clients (cette information doit être communiquée par l’entreprise à l’organisme de certification dans les 10 jours suivant la réception de cette information par l’entreprise).
- Une demande volontaire de l’entreprise de suspendre son certificat pour des raisons de rachat ou d’interruption de la fabrication des produits concernés par la certification.
Suivant les cas, l’organisme de certification vous sollicitera pour rétablir la certification conformément aux exigences décrites dans les règles IATF 5ème édition. Sur la base de ce qui lui aura été transmis pour éviter le retrait, l’organisme de certification a 110 jours pour prendre sa décision sur le maintien ou retrait de la certification. Cette information doit être communiquée à l’entreprise dans les 10 jours suivant la date de décision.
